Habilidades de organización
Mantener la organización es esencial para lograr nuestras metas.
4 min de lecturaMantener la organización es esencial para lograr nuestras metas. Cuando acomodamos el desorden y botamos la basura, podemos enfocar una parte mayor de nuestros recursos en lo que sentimos que es más importante en la vida. Si bien es necesario tener habilidades de organización, diferentes soluciones resultan eficaces para diferentes personas. ¿Cómo concibe usted la organización? No necesita un sistema complejo con códigos de colores para organizar su vida si otra opción le resulta más eficaz. Para identificar qué estrategia de organización es eficaz para usted, simplemente hágase una serie de preguntas importantes. A medida que responda, piense detenidamente cuáles son sus fortalezas en términos de organización y qué áreas debería mejorar.
Fortalezas y debilidades en materia de organización
- Eliminar lo que no sirve: Haga un seguimiento de sus actividades durante una semana normal y documente a qué dedica su tiempo. ¿Qué actividades hacen que usted malgaste el tiempo? ¿Cómo puede minimizarlas o eliminarlas de su agenda?
- Metas a largo plazo: Tenga una visión clara y metas a largo plazo. ¿El modo en que usted usa su tiempo refleja estas metas? ¿Cuáles son las tareas diarias y semanales que le ayudan a lograr sus metas?
- Momento óptimo: Identifique el momento del día en que usted es más productivo(a). ¿Su mejor momento es la mañana o la noche? Saber cuál es el momento del día en que logra su máximo rendimiento le ayudará a hacer un trabajo de calidad en sus tareas más importantes.
- Lo importante o lo urgente: Determine qué es lo importante y qué es lo urgente. Muchas veces, pasamos todo el día enfocados en lo que se consideró urgente. Cuando nos ocupamos de tareas como responder cada mensaje de correo electrónico en el momento, a menudo, no logramos avanzar mucho con nuestras responsabilidades.
- Las tres principales: Pregúntese todos los días: “¿Cuáles son las tres tareas más importantes que debo terminar hoy?”. Enfocarse en tres puntos le ayudará a no sentirse tan abrumado(a). Es más probable que mantenga su productividad cuando no está pensando en todos los temas al mismo tiempo.
Consejos para mantener la organización
Algunas personas son, por naturaleza, más organizadas que otras. Aun cuando usted no sea esencialmente estructurado(a) y ordenado(a), hay maneras de aprender esta conducta. A continuación incluimos varias estrategias para acomodar el desorden, planificar en forma adecuada y administrar el tiempo que pueden ayudarle a desarrollar mayores habilidades de organización:
Ocuparse de acomodar el desorden
- Comience por lo más pequeño: Los “grandes operativos” de organización pueden parecer agobiantes. Comience por pequeñas tareas que le motiven. Quizás pueda liberar su escritorio o clasificar algunos papeles. Comience a avanzar desde ese punto de partida.
- Limpieza semanal: Los papeles y el correo pueden adueñarse fácilmente de su lugar de trabajo. Realice una limpieza semanal en la cual bote o recicle papeles u otros materiales. Archive los papeles importantes y ponga las cosas en el lugar que les corresponde. Esto le ayudará a mantenerse enfocado y evitará que sea necesaria una gran tarea de reorganización.
- Ponga las cosas en su lugar: Cuando termine de usar un objeto, vuelva a colocarlo en su lugar. Esto hará que su lugar de trabajo se vea menos abarrotado y favorecerá su concentración. Tampoco perderá tiempo valioso buscando cosas perdidas.
Plan para el éxito
- Lista de tareas pendientes: Desglosar las grandes tareas en pasos más pequeños le ayudará a mantener la motivación al tachar cada ítem que complete. Mantenga una lista de tareas pendientes para cada cosa que deba hacer.
- Planifique para el día: Puede evitar la confusión de la mañana si planifica su día la noche anterior. Considere la posibilidad de seleccionar su ropa o preparar el almuerzo que llevará al trabajo. Busque los archivos o libros que pueda necesitar. Esto también podría ayudarle a dormirse más rápido, ya que su mente no estará preocupada por las responsabilidades urgentes de la mañana. Si usted tiene hijos, también será útil hacer esto para ellos.
- Enfóquese en una tarea: En nuestra cultura, tendemos a valorar la capacidad de hacer varias cosas al mismo tiempo. Pero en realidad, esto puede ir en contra de su organización. Enfocarse en una tarea por vez es mejor y genera mejores resultados.
Administración del tiempo
- Evite las interrupciones: A veces, debemos detenernos y ocuparnos de cuestiones que interrumpen nuestra jornada. Pero otras distracciones, como el correo electrónico o el correo de voz, muchas veces, pueden esperar un poco más. Es posible que sintamos la presión de responder inmediatamente, pero esto puede consumir tiempo valioso. Limite la cantidad de veces que revisa el correo electrónico o los medios sociales a dos o tres por día.
- Límites de tiempo: Póngase un horario para finalizar las tareas que no le gustan. Se sentirá más motivado si sabe que existe un límite de tiempo. Si no puede hacerlo, divida la tarea en pasos más pequeños. Realice actividades que disfrute entre las tareas más pequeñas que no le gusta hacer.
- Establezca límites: No pida disculpas por organizar su vida según sus prioridades. Al principio, es posible que encuentre un poco de resistencia cuando diga que no a algunas tareas, pero generará un mayor beneficio para usted y para los demás cuando decida qué es lo importante.
Por último, quizás le interese intentar asociar la organización con sentimientos positivos. Mientras implemente estrategias de organización, considere la posibilidad de escuchar música que le ponga de buen humor o tener a mano una fotografía de sus seres queridos o un paisaje que le transmita serenidad. Sabe que se sentirá bien cuando haya completado esta tarea, y no hay ningún motivo por el cual no pueda disfrutar de sus avances en el camino hacia el éxito.
Fuentes:
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